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みなさま、初めまして。株式会社SmartHRの黒川 怜早と申します。弊社はクラウド人事労務ソフト『SmartHR』の企画/開発/運営/販売を行っている会社です。「既に人事労務領域はクラウド化しているよ！」という方もいらっしゃるかと思いますが、まだまだ多くの企業様が給与明細、年末調整、社会保険、雇用契約書等を紙中心に実施されています。
クラウドシステムに興味はあるものの、「必要性がいまいち分からない」「連携が心配だ」といった皆様に対して、「まずは色々なシステムの話を聞いてみよう！」と少しでも思っていただけると幸いです。
“クラウド化”の必要性
ここ数年「DX」や「SaaS」などのフレーズを一度は耳にされたのではないでしょうか？そして新型コロナウイルスの流行に伴い、世の中の働き方は大きく変えざるを得ない状況となり、テクノロジーの活用は避けては通れない状況となりましたが皆様の職場はいかがでしょうか？？
世の中的に見ても生産部門（特に営業など）においては営業支援システムなどが以前より導入/活用されているケースが多く見受けられます。一方バックオフィス部門に目を向けると、紙での業務が中心となっている企業様が多くございます。
中でもとりわけ人事労務の領域は紙手続きが多く残っております。総務省によるとオンライン申請の利用率が「登記（77.5%）」「国税（68.6%）」分野に比べ「社会保険・労働保険（21.6%）」が大きく後れを取っているというデータもあります。
そうした通常業務に加えて、
・労働人口の減少に起因する、採用の強化
・働き方改革に伴う、就業規則の見直し、勤怠システムの見直し
・新型コロナウイルスをきっかけとした、感染症対策規定の構築、テレワーク制度の設計
など取り組むべきことが増え、これまで以上に人事/総務ご担当者様の負荷が高くなってくることが予測されます。
通常業務にかける時間を圧縮し、働き方改革やコロナ対策などへ集中して取り組める環境を作るためにも、人事労務領域のクラウド化は必要だと考えます。
このようなお悩みありませんか？
下記のお悩みが1つでも当てはまる企業様は、人事労務クラウドシステムの導入ご検討の余地があるといえます。
人事労務クラウド導入に向けて
バックオフィス周りのクラウドシステムは、ここ数年で数多く誕生し、今では新たにシステムの入れ替え/導入を行う際、何かしらのクラウドシステムをご検討するのが一般的になりました。人事労務領域に関しても同様で、既に様々なシステムが誕生しています。
※ご参考：9カテゴリー449サービス掲載！HR Tech業界カオスマップ
《クラウド型とパッケージ型》
クラウドシステムと対比をして比較されるものがパッケージ型のシステムです。パッケージ型の特徴は人事、給与、勤怠の複数領域を1つのシステムとして提供している点です。一方で、クラウド型は領域に特化したケースが比較的、多いです。（パッケージ型とクラウド型の違いはまだまだ多くございますが、今回はカバー範囲のお話を中心にさせていただきます）
《給与計算との連携は？》
弊社が提供している『SmartHR』は従業員情報管理、入社手続き、社会保険/雇用保険手続き、給与明細、社員名簿等の機能を保有しています。
『SmartHR』をご検討いただく企業様から、「給与計算システムとの連携は出来ますか？？」というご質問を数多くいただきます。
答えは「出来ます！！」。『SmartHR』に限らず、現在の人事労務クラウドの多くが、給与計算システムと連携する前提で設計されているためご安心ください。（もちろん全てのサービスが、という訳ではございません。）
その際、さらにご質問をいただきます。
「では、どのように連携を行うのでしょうか？？」
答えは、「基本的にはCSV連携、もしくはAPI連携」です。
２つの連携形式については以下の通りです。
CSV連携のイメージ
人事労務クラウド側では、前回から変更の有った情報だけをCSVでダウンロード、給与システム側へアップロード。
給与システム側では、計算を行った結果情報をCSVでダウンロードし、人事労務サービス側へアップロード。
以上の様な作業を行うことで、従業員様へWEB上にて給与明細が配布可能になります。
「CSV連携って大変なのでは？イメージが付かない」と思われた方々は下記リンクをご参考にしてください。
（ご参考）
Excelでつくる「SmartHR データコンバータ」のレシピ！
既に利用しているシステムから、SmartHRにデータを移行する際の変換方法
API連携のイメージ
CSVでのやり取りをボタン1つで行っていただくイメージです。例えば『SmartHR』と『マネーフォワードクラウド給与』の場合、
１．SmartHRにて回収した従業員情報はAPI連携でマネーフォワードクラウド給与へ
２．マネーフォワードクラウド給与にて計算した給与結果はAPI連携でSmartHRへ
３．SmartHRにて回収した年末調整データ（控除金額等）をAPI連携でマネーフォワードクラウド給与へ
上記で記述した通り、クラウドのメリットの1つに他社サービスとのAPI連携が可能という点がございます。
『SmartHR』でも、現在給与/勤怠/評価/チャットなど31の様々なサービスとAPI連携を実施しています。（2021年4月現在）
ご参考：SmartHRと連携しているサービス一覧
もちろん、その他の人事労務システムの多くが様々なサービスとAPI連携を図っていることもあり、各社のサービスサイトをご確認してみるのをオススメいたします。
最後に
システム選定をする上で1番危険なのはシステム導入が目的となることです。
解決したいこと/実現したいことがあった上で、1つの手段がクラウドサービスなどの導入です。
課題や企業規模、業種業態、リテラシー、既存システムなど各社によって状況はバラバラであり、その中で1番最適なサービス選定が重要です。
人事労務という領域に絞ってみても、『SmartHR』以外にも素晴らしいサービスが様々展開されています。
まずは1度、お問い合わせしてみるのはいかがでしょうか？その際には、機能紹介だけではなく、自社の状況と似たお客様の事例を聞くと、より導入時のイメージが湧くかもしれません。
ご参考：SmartHR導入事例
- 人事労務領域は紙手続きが多く残り、オンライン化が後れがち
- 通常業務の時間を圧縮し、働き方改革などに集中する環境を作るためにもクラウド化は必要
- 多くのサービスで、労務管理/勤怠/評価/チャットなど様々なサービス間でボタン一つで連携可能な仕組みを保有
- 企業規模、業種、リテラシー、既存システムとの連携など、様々な特性をもつ中から最適なサービス選定が重要
- クラウド化はあくまで手段であり、まずは解決したいこと／実現したいことを考える
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クラウド導入にあたっての労務・法務の心配ごと相談もFECCへ
FECCでは、人事・経営者の方の労務や法務に関する疑問の解決をお手伝いしています。労務管理ツール導入の際の法務・労務観点での留意点や、労務管理において注意すべき個人情報管理等に必要な法律知などを、弁護士や社労士に無料で相談することが可能です。お気軽にご相談ください！
この記事を書いた人
福岡県北九州市出身。新卒で株式会社ワークスアプリケーションズへ入社。大手企業を中心にERPパッケージへの提案に従事。2019年9月株式会社SmartHRへ入社。首都圏のお客様への提案活動と並行して九州エリアの新規販路開拓プロジェクトも実施。2020年10月九州支店開設と共に支店長へ就任。
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